将文件分为“工作”“学习”“生活”等大类，每个大类下再细化。例如“生活”类可包含“照片”“账单”“旅行计划”等子文件夹。这种方式帮助快速定位文件，减少查找时间。
文件夹层级建议不超过3层。过度嵌套会增加点击次数，反而降低效率。例如“工作/项目A/设计稿”足够清晰，无需再添加更多子文件夹。
文件名应体现内容核心，例如“2023-会议记录-市场部”比“会议记录”更明确。日期格式建议用“YYYY-MM-DD”，便于系统自动排序。
修改文件时，在文件名末尾添加“_v1”“_v2”或“_终版”标识。避免出现“最新版”“最终版修改”等模糊表述，防止混淆。
固定周五下班前花5分钟，将桌面零散文件归档，清空回收站。临时文件（如截图、下载的）及时分类或删除。
检查半年未使用的文件，将其移至“存档”文件夹或备份至移动硬盘。长期闲置的文件单独存放，保持常用文件夹的简洁性。
在电脑搜索栏输入文件类型（如.pdf）、关键词或修改日期组合筛选。优先使用系统自带的“最近使用”功能查看近期文件。
将使用频率高的文件夹固定在快捷访问栏（Windows）或边栏（Mac）。对跨文件夹协作的项目，可创建替身或快捷方式集中管理。
重要文件同时保存在电脑和移动硬盘中。建议选择自动备份软件，设置每周增量备份，避免手动操作遗漏。
将正在协作的文件实时同步至网盘，但需注意：涉及隐私的内容不要上传；定期检查云端文件是否与本地版本一致。
